Lo esencial
HiloArchive es un servicio de Hilo Tech Inc. que archiva los archivos inactivos de su SharePoint en un almacenamiento Azure propiedad de su organización. El contenido de sus archivos fluye de su Microsoft 365 a su propia cuenta de almacenamiento Azure — nunca se conserva en los sistemas de HiloTech. Ningún archivo se retira de SharePoint hasta que una copia haya sido verificada byte a byte (suma de comprobación SHA-256) en su almacenamiento, y se deja un acceso directo en su lugar.
Qué puede hacer la aplicación en su entorno Microsoft 365
La aplicación HiloArchive utiliza permisos otorgados explícitamente por su administrador global, revocables en cualquier momento en Microsoft Entra ID:
- Lectura de sitios SharePoint (Sites.Read.All) — inventariar las bibliotecas e identificar los archivos inactivos a partir de sus metadatos (nombre, ruta, tamaño, fechas).
- Lectura y escritura del contenido de los sitios (Sites.ReadWrite.All) — copiar los archivos a archivar hacia su almacenamiento, dejar el acceso directo HTML en su lugar y restaurar archivos bajo demanda.
- Control total de las colecciones de sitios (Sites.FullControl.All) — usado únicamente para retirar de la papelera del sitio los elementos ya archivados y verificados, liberando su cuota de inmediato. Sin este permiso todo lo demás funciona, y la cuota se libera cuando la papelera expira automáticamente.
- Azure Service Management (permiso delegado «user_impersonation») — usado solo durante la configuración inicial «en un clic», actuando en nombre del administrador conectado, para crear la cuenta de almacenamiento en su propia suscripción de Azure.
La lista exacta de permisos siempre es visible en la pantalla de consentimiento de Microsoft y, tras el consentimiento, en Microsoft Entra ID bajo «Aplicaciones empresariales».
Qué conserva el servicio
El portal HiloArchive conserva lo mínimo necesario para operar el servicio:
- Las cuentas del portal (nombre, correo profesional, rol) de las personas que su organización autoriza a acceder.
- La configuración de conexión a Microsoft 365 y a su almacenamiento Azure; los secretos y claves privadas se cifran en reposo y nunca son devueltos por la API.
- El índice de archivado: nombres, rutas, tamaños, fechas y sumas de comprobación de los archivos archivados — el catálogo, nunca el contenido de los archivos.
- El historial de tareas de archivado y un registro de auditoría con marca de tiempo de las acciones administrativas.
Cada organización cliente dispone de su propia base de datos, aislada de las de los demás clientes.
Dónde residen sus archivos
Las copias archivadas residen en una cuenta de almacenamiento Azure que pertenece a su organización, en su suscripción de Azure y en la región que usted elija. Conserva la propiedad y el control en todo momento: si deja de usar HiloArchive, sus archivos permanecen con usted, legibles sin nuestra intervención.
Seguridad
- Todas las comunicaciones están cifradas (TLS); los secretos de conexión se cifran en reposo.
- Ninguna eliminación sin verificación: un archivo se retira de SharePoint solo después de releer completamente su copia desde su almacenamiento y confirmar la suma de comprobación SHA-256.
- Un control de integridad nocturno vuelve a verificar continuamente una muestra rotativa de los archivos archivados.
- Aislamiento por organización: una base de datos separada por cliente.
- Registro de auditoría de las acciones y alertas operativas enviadas a los responsables que usted designe.
Conservación y eliminación
Los datos del portal se conservan durante la vigencia del servicio. Al finalizar el contrato, se eliminan a petición escrita en un plazo de 30 días, sujeto a las obligaciones legales de conservación. Sus archivos archivados residen en su propio almacenamiento Azure y no dependen de nosotros.
Terceros
El servicio se apoya en las API de Microsoft (Microsoft Graph, SharePoint, Azure), regidas por los acuerdos Microsoft de su organización. Ningún dato se vende ni se comparte con otros terceros, y el portal no contiene publicidad ni rastreadores de terceros.
Sus derechos
Los derechos de acceso, rectificación y eliminación previstos por la Ley 25 (Quebec) y el RGPD, así como los datos de contacto de nuestro responsable de privacidad, se describen en la política de privacidad de HiloTech, que se aplica junto con la presente política.
Contacto
Preguntas sobre esta política o sobre el tratamiento de datos por HiloArchive: privacy@hilotech.ca.
Preguntas sobre las decisiones de archivado de su organización (qué sitios, qué reglas): su administrador.
Cambios
Actualizaremos esta página y la fecha de «Última actualización» cuando esta política cambie; los cambios importantes se señalarán en las notas de versión del portal.