L'essentiel
HiloArchive est un service de Hilo Tech Inc. qui archive les fichiers dormants de votre SharePoint vers un stockage Azure appartenant à votre organisation. Le contenu de vos fichiers circule de votre Microsoft 365 vers votre propre compte de stockage Azure — il n'est jamais conservé sur les systèmes de HiloTech. Aucun fichier n'est retiré de SharePoint avant qu'une copie n'ait été vérifiée octet par octet (somme de contrôle SHA-256) dans votre stockage, et un raccourci cliquable est laissé à sa place.
Ce que l'application peut faire dans votre environnement Microsoft 365
L'application HiloArchive utilise des permissions accordées explicitement par votre administrateur global, révocables en tout temps dans Microsoft Entra ID :
- Lecture des sites SharePoint (Sites.Read.All) — inventorier les bibliothèques et repérer les fichiers dormants à partir de leurs métadonnées (nom, chemin, taille, dates).
- Lecture et écriture du contenu des sites (Sites.ReadWrite.All) — copier les fichiers à archiver vers votre stockage, déposer le raccourci HTML à leur place et restaurer des fichiers sur demande.
- Contrôle complet des collections de sites (Sites.FullControl.All) — utilisé uniquement pour retirer de la corbeille du site les éléments déjà archivés et vérifiés, afin de libérer votre quota immédiatement. Sans cette permission, tout le reste fonctionne et le quota se libère à l'expiration automatique de la corbeille.
- Azure Service Management (permission déléguée « user_impersonation ») — utilisée seulement pendant la configuration initiale « en un clic », en agissant au nom de l'administrateur connecté, pour créer le compte de stockage dans votre propre abonnement Azure.
La liste exacte des permissions est toujours visible sur l'écran de consentement Microsoft et, après consentement, dans Microsoft Entra ID sous « Applications d'entreprise ».
Ce que le service conserve
Le portail HiloArchive conserve le minimum nécessaire à l'exploitation du service :
- Les comptes du portail (nom, courriel professionnel, rôle) des personnes que votre organisation autorise à y accéder.
- La configuration de connexion à Microsoft 365 et à votre stockage Azure ; les secrets et clés privées sont chiffrés au repos et ne sont jamais retournés par l'API.
- L'index d'archivage : noms, chemins, tailles, dates et sommes de contrôle des fichiers archivés — le catalogue, jamais le contenu des fichiers.
- L'historique des tâches d'archivage et un journal d'audit horodaté des actions administratives.
Chaque organisation cliente dispose de sa propre base de données, isolée de celles des autres clients.
Où résident vos fichiers
Les copies archivées résident dans un compte de stockage Azure qui appartient à votre organisation, dans votre abonnement Azure et dans la région que vous choisissez. Vous en gardez la propriété et le contrôle en tout temps : si vous cessez d'utiliser HiloArchive, vos archives restent chez vous, lisibles sans notre intervention.
Sécurité
- Toutes les communications sont chiffrées (TLS) ; les secrets de connexion sont chiffrés au repos.
- Aucune suppression sans vérification : un fichier n'est retiré de SharePoint qu'après relecture complète de sa copie depuis votre stockage et confirmation de la somme de contrôle SHA-256.
- Un contrôle d'intégrité nocturne revérifie en continu un échantillon rotatif des fichiers archivés.
- Isolation par organisation : une base de données distincte par client.
- Journal d'audit des actions et alertes d'exploitation transmises aux responsables que vous désignez.
Conservation et suppression
Les données du portail sont conservées pendant la durée du service. À la fin du contrat, elles sont supprimées sur demande écrite dans un délai de 30 jours, sous réserve des obligations légales de conservation. Vos fichiers archivés, eux, se trouvent dans votre propre stockage Azure et ne dépendent pas de nous.
Tiers
Le service s'appuie sur les API de Microsoft (Microsoft Graph, SharePoint, Azure), régies par les ententes Microsoft de votre organisation. Aucune donnée n'est vendue ni transmise à d'autres tiers, et le portail ne contient ni publicité, ni traceurs tiers.
Vos droits
Les droits d'accès, de rectification et de suppression prévus par la Loi 25 (Québec) et le RGPD, ainsi que les coordonnées de notre responsable de la protection des renseignements personnels, sont décrits dans la politique de confidentialité de HiloTech, qui s'applique en complément de la présente politique.
Contact
Questions sur cette politique ou sur le traitement des données par HiloArchive : privacy@hilotech.ca.
Questions sur les choix d'archivage de votre organisation (quels sites, quelles règles) : votre administrateur.
Modifications
Nous mettrons à jour cette page et la date de « Dernière mise à jour » lors de toute modification ; les changements importants seront signalés dans les notes de version du portail.